Door Mischa Coenen

In mijn eerste blog introduceerde ik mijn visie op ketengericht samenwerken in het dagelijks onderhoud. Het draait allemaal om het optimaliseren van het proces en het elimineren van verspillingen.  IT-instrumenten spelen hierbij vaak een sleutelrol. Dus wanneer het gaat om ketensamenwerking in het bouwproces, valt de term Building Information Modeling, kortweg BIM. Ook voor BIM geldt dat de aandacht vooral uitgaat naar nieuwbouw en/of renovatie. Maak dan nu kennis met het ‘BIM’ voor het dagelijks onderhoud voor de vastgoedportefeuille van een woningcorporatie: Het woningopnamesysteem, kortweg WOS.

Dat een BIM heel anders functioneert dan een WOS, hoef ik u waarschijnlijk niet uit te leggen. Ze zijn dus geen concurrenten van elkaar. De overeenkomst is dat beide systemen eenzelfde sleutelrol in het proces spelen met als doel het elimineren van verspillingen. Ze leveren dus beiden een significante bijdrage aan het optimaliseren van de keten waarin ze worden ingezet.

Bij ZOwonen wordt het WOS ingezet voor de opnames van het interieur van de woningen. Vanuit die optiek speelt het WOS een belangrijke rol in het reparatie- en mutatieonderhoud. Dit laatste proces doe ik overigens met deze term te kort. Ik spreek liever van het verhuisproces, waarmee ik meteen de sterkte van het WOS benadruk: Het faciliteert een integraal proces, dat start bij een huuropzegging en eindigt met de ondertekening van de huurovereenkomst door de nieuwe huurder. De keten beperkt zich dus niet alleen tot de onderhoudspartners.

Het WOS zorgt ervoor dat alle rollen in het proces op ieder moment over de meest actuele informatie kunnen beschikken. De basis vormen de door de inspecteur in het WOS vastgelegde ruimten en haar elementen, die gescoord worden op kwaliteit. Deze informatie ligt daarmee vast in de vastgoedcartotheek en is belangrijke input voor de meerjarenonderhoudsbegroting, met name voor het plannen van het vervangen van badkamers, keukens en toiletten. Aan de hand van de waargenomen gebreken in combinatie met het kwaliteitslabel dat aan de woning hangt, kan de inspecteur aan elementen werkopdrachten toekennen voor reparatie- of mutatieonderhoud, die het onderhoudsbedrijf ophaalt uit een web based viewer, waarna hij direct aan het werk kan. Een absolute meerwaarde in het verhuisproces is dat de inspecteur tevens herstelwerkzaamheden voor de vertrekkende huurder kan vastleggen en een in de woning afgedrukte brief kan overhandigen. Het WOS faciliteert de hele keten.

Het WOS reduceert aantoonbaar faalkosten door verspillingen te elimineren en de keten te optimaliseren. Omdat de prijsvorming tot stand komt op basis van het geheel in het WOS geïntegreerde eenheidsprijzenboek en niet op basis van tijdrovende aanbestedingen, wordt leegstand tot een minimum beperkt. Deelprocessen van alle in de keten acterende partijen – van afdelingen in de eigen organisatie tot externe onderhoudspartners en zelfs huurders – sluiten niet langer gewoonweg op elkaar aan, maar vloeien daadwerkelijk in elkaar over. Er ontstaan één integraal proces.

Sinds 2011 zijn alle opzichters van ZOwonen uitgerust met het WOS. Dagelijks gaan ze op pad met een tablet-pc en bijbehorende printer. Wil je weten wat de ketengericht samenwerking in het dagelijks onderhoud zo interessant maakt voor marktpartijen en waar ZOwonen de stip op de horizon heeft gezet? Lees dan ook mijn volgende blogs.